Comment une entreprise peut-elle se saisir des contraintes imposées par le Covid pour réorganiser son siège ? En 2020, Carglass est l’une des premières entreprises à repenser ses bureaux et son mode de travail, dès la sortie du premier confinement. Exemple d’une transformation menée tambour battant, et d’une page tournée sans regret…

En 2020, comme une grande partie de la France, les 350 salariés du siège de Carglass se retrouvent en télétravail sans y avoir été préparés. Le site de Courbevoie, 6 500 m² sur quatre étages, est organisé de manière plutôt traditionnelle : bureaux pour la direction, plateau pour les collaborateurs, longs couloirs gris et sombres. « Le covid a obligé les entreprises à basculer dans une mobilité à laquelle elles n’étaient pas forcément préparées. Si elles avaient déjà entrepris une démarche vers le flex-office, la digitalisation et le télétravail, la transition s’est effectuée sans problème. Mais pour les autres, ce fut plus violent. « Certains sont partis à la campagne avec des cartons de comptabilité » raconte Boris Vilain, président de Phi -Link. « Carglass est l’exemple même de ceux qui partaient de loin mais qui ont été très réactifs et ont su prendre un risque en sautant dans le grand bain du changement radical. »

Au retour du premier confinement, le constat de l’opportunité d’une réorganisation s’impose face à tous ces bureaux vides. Le terme du bail en mars 2021 est le déclencheur d’une réflexion pionnière. « L’idée était de ne pas revenir à la normale après cette période particulière » témoigne Stéphanie Fallas, responsable de la Direction leadership et Engagement du groupe. L’équipe dirigeante de Carglass est conquise par cette expérience de télétravail contrainte, même expérimenté sous sa version « hard-core », avec les enfants à la maison. La productivité n’en a pas souffert. Un élan partagé par les collaborateurs : les consultations aboutissent à un accord de télétravail pouvant aller jusqu’à 3 jours par semaine, un curseur poussé plus loin que la moyenne française au retour de confinement.

Changer d’environnement de travail, oui mais pour quoi et comment ?

Carglass associe Phi-Link aux premières réflexions et consultations. « Nous avons un vrai historique sur le passage en flex-office », explique Boris Vilain, dont le premier projet, avec Atos à Bezons, remonte à 2009. A l’époque, le projet est mené dans une autre structure, Phi-Link ne voyant le jour qu’en 2013. A eux deux, les deux partenaires Solenn et Boris cumulent désormais plus de 20 projets de passage en flex-office. Une expérience qui donne un vrai recul et rassure Carglass. Les premières consultations permettent d’élaborer une réflexion sur le cahier des charges : quelle surface idéale pour quels usages, organisation, technique etc… le tout conduisant à une redéfinition des besoins.

« Nous savions juste que nous voulions diviser la surface par deux » raconte Stéphanie Fallas. « Nous étions tentés de faire table rase pour tout reprendre, avec l’impression que faire du neuf avec l’ancien allait être un peu compliqué ». Quelques années auparavant, l’entreprise avait en effet déjà tenté une réorganisation spatiale. Une démarche limitée à un seul étage du fait des réticences du comité de direction, attaché à ses bureaux individuels. « A l’époque, l’équipe dirigeante se demandait comment préserver la confidentialité des échanges. Le premier étage avait été réaménagé avec succès. Mais c’était un succès d’estime, on considérait que le changement était chouette mais uniquement chez les autres » raconte-t-elle. Cette fois-ci, l’occasion d’un vrai changement s’offrait. Mais lequel ?

Déménager ou rester ?

A cette étape de la réflexion, l’équipe de Carglass hésite encore entre un déménagement ou un réaménagement. « Notre rôle était alors d’amener des billes pour aider l’équipe de Carglass à mener sa réflexion et aider tous les décisionnaires à s’aligner sur une vision commune propre à Carglass et à sa culture d’entreprise » explique Solenn Moustié, directrice générale de Phi-Link. Finalement, la décision est prise de rester sur place et de rendre des étages lors du renouvellement du bail fin mars 2021.

A ce moment-là, il faut encore trancher entre flex-office ou bureaux fixes, entre nouveaux modes de travail ou statu quo. « Nous avions l’intuition que si les gens ne travaillaient que trois jours par semaine sur site, cela ne fonctionnerait pas avec des bureaux attitrés » raconte Stéphanie Fallas. Une intuition confirmée par Phi-Link qui redoute le « syndrome du bateau fantôme », le vertige qu’éprouvent ceux qui reviennent travailler en présentiel alors que les collègues sont restés en télétravail. Pour pallier ce risque et un mode de fonctionnement « en silos », Phi-Link défend l’idée du flex-office… Pour tout le monde cette fois ci. « Clean desk, et espace de travail ouvert… Il fallait par souci d’exemplarité que le comité de direction soit aussi sans bureaux attitrés, comme tout le monde » renchérit Stéphanie Fallas. Pour l’équipe, c’est le moment de « mettre en cohérence les locaux plutôt vieillots avec la nature peu hiérarchique » de la société. « Le covid nous a aidés à passer le cap ».

Un taux de partage à 4 bureaux pour 10 collaborateurs

Des groupes de travail se mettent en place pour définir le projet qui a désormais été baptisé Ulysse, pour sa « promesse d’un beau voyage ».  Un voyage qui reste pour l’instant très virtuel : « Les réunions en présentiel n’étant pas possibles, le projet s’est donc mis en place à distance » explique Solenn Moustié. Un défi organisationnel au vu des délais tendus, 8 mois entre la décision de rester sur place et la livraison des locaux en juin 2021.

Carglass décide de pousser les curseurs du changement plus loin que la moyenne. Avant le covid, le passage au flex-office actait en général un taux de partage entre 7 et 9 bureaux pour 10 salariés. « Les gens faisaient semblant de faire du flex » remarque Boris. « Carglass y est allé à fond. Ils sont devenus grands nomades. » Les choix sont radicaux : pas de bureaux individuels, même pour la direction, taux de partage à 4 bureaux pour 10, trois places en espace collaboratif pour un bureau. Carglass va plus fort, plus loin que la plupart des entreprises.

Pour accompagner ces choix, Phi-Link met sur la table une proposition d’espaces modulables, qui tient compte d’une contrainte non négligeable : « trouver une place pour chacune des 350 personnes sur 2 étages au lieu de 4 ! », histoire de laisser ouverte la possibilité d’un travail en présentiel pour tous les collaborateurs.

 Juin 2021 : inauguration des nouveaux locaux

En juin 2021, les collaborateurs découvrent leurs nouveaux locaux : des plateaux ponctués d’espaces collaboratifs de 7 à 20 places (réservables par le biais d’une application dédiée) et de « Bureaux Totem », agrémentés d’une machine à café et de journaux. A moins qu’ils ne préfèrent travailler en petit comité dans les bulles isolées phoniquement ou dans les espaces silence de la Bibliothèque. Les canapés, fauteuils, tables hautes ou basses ont pris possession des lieux. L’ensemble est plus lumineux, plein de peps grâce aux couleurs et une signalétique plus tonique. Avec le délestage de deux étages, la surface totale a été réduite de 48 %, le coût d’occupation annuel de 38 %, le loyer divisé par deux. De 18 m² avant le réaménagement, la surface moyenne par salarié est passée à 10 m² grâce à un passage moyen au télétravail de 2,5 jours par semaine. Un cap technique est aussi franchi avec l’équipement nécessaire pour la visio-conférence dans chaque salle. L’inauguration lance une vraie dynamique, alors qu’au même moment, les autres entreprises peinent à faire revenir leurs collaborateurs au bureau.

Le siège ne prend son rythme de croisière qu’en septembre 2021. Avec le recul, certains auraient même été prêts à aller plus loin dans la métamorphose, avec plus d’espaces téléphoniques dédiés, bien pratiques pour des conversations au calme et plus de salles de créativité estime Stéphanie Fallas… Mais l’hiver 2021-2022 toujours ponctué par les contraintes du covid, ralentit l’appropriation des usages différents.

« Nous savons faire avec un présentiel à 100%, avec un travail en distanciel à 100%, mais le truc au milieu est plus difficile » estime Stéphanie Fallas. « Nous avons maintenant des locaux magnifiques qui offrent une vraie plus-value sur la convivialité. Mais comment vivre cette convivialité quand on travaille de chez soi ou qu’on porte un masque ? On attend avec impatience la fin des contraintes sanitaires pour en prendre réellement possession » résume la directrice Leadership et Engagement. Une réflexion est en cours pour « se construire des rituels d’équipes » afin de préparer le moment où tomberont les masques…

Phi-Link a apporté à Carglass une vision technique couplée à une écoute attentive et un accompagnement humain, pour conduire le changement jusqu’au bout avec la satisfaction de tous. Nous avons ainsi permis à tout le monde de retrouver ses marques dans le nouvel environnement de travail !