Bureaux, assises de travail, tables de réunion, ils sont le reflet de l’entreprise… mais pas seulement ! Le choix du mobilier de bureau ne répond pas au seul souci d’image. Il doit réussir la synthèse de contraintes à la fois techniques, financières, environnementales et de décoration. Un sujet beaucoup plus important qu’il n’y paraît et qui mérite un accompagnement sur-mesure.

Un réaménagement ou un déménagement est l’occasion de repenser son mobilier, mais les enjeux que celui-ci soulève sont rarement bien mesurés. « Trop souvent, le mobilier est la variable d’ajustement que l’on pense pouvoir gérer seul et qui est traité en fin de projet, explique Johanna Canalias, directrice de mission chez Phi-Link. C’est pourtant un point fondamental qui doit être abordé très en amont avec des partenaires. »

Le mobilier traduit en effet la personnalité de l’entreprise, ses valeurs et ses modes de fonctionnement. Il concerne en outre tous les départements. La direction financière se penchera sur sa dimension budgétaire, les ressources humaines y trouveront un moyen d’améliorer la qualité de vie au travail, les services généraux s’intéresseront aux notions de maintenance, la direction informatique, elle, s’assurera que le mobilier est adapté aux outils de travail. Et ainsi de suite. Pour Johanna Canalias, il est aussi important d’inclure les collaborateurs dans le choix du mobilier de bureau. « Il faut tenter de répondre aux besoins de chaque équipe tout en ayant conscience des différences de modes de travail de chacun : une liberté peut être donnée à l’aménagement de certains espaces de réunion et dans ce cas, certains souhaiteront une salle de réunion classique tandis que d’autres demanderont un espace plus libre, avec mur d’écriture et poufs. Il faut écouter tout le monde… puis trancher et formaliser le tout dans un cahier des charges. »

Cahier des charges précis et suivi attentif

Ce cahier des charges est généralement rédigé avec l’architecte ayant conçu les plans. « Nous y intégrons toutes les dimensions du projet : matériaux, budget, technique, modes de montage et démontage, design, ergonomie, etc. » Certaines entreprises, préoccupées par les problématiques environnementales, auront également un regard sur l’impact écologique de leur choix. « Nous nous préoccupons aussi du mobilier ancien. Nous savons trouver les commissaires-priseurs, les recycleries ou associations prêts à s’en charger. Pour le mobilier neuf, nous réfléchissons ensuite à des matériaux spécifiques, du mobilier labellisé, voire des modes de livraison particuliers : sous couvertures plutôt que sous emballages, par voie fluviale, etc. »

D’autres entreprises sont soumises à des contraintes spécifiques. Les immeubles de grande hauteur (IGH) imposent ainsi de respecter des règles en matière de pouvoir calorifique et tous les types de mobilier ne peuvent s’y soumettre. « Il faut connaître la réglementation, les labels et savoir s’y retrouver », constate Johanna qui rappelle aussi que les projets menés dans les secteurs privé et public obéissent en outre à des logiques différentes. « Notre expérience nous aide à y voir clair et à penser à tout ! »

La clé ? Avoir une vision globale du projet

Une fois le cahier des charges réalisé, il faut encore pouvoir se repérer dans un univers où les acteurs sont nombreux. « Notre rôle est d’orienter nos clients vers les fabricants ou les fournisseurs qui répondront parfaitement à leur demande. Nous leur faisons visiter quelques showrooms pour les aider à faire leur choix avant de lancer un appel d’offres et d’entrer dans le vif du sujet ! »

S’ensuit une période chargée : animation de l’appel d’offres, analyse des propositions, choix d’un fabricant et/ou fournisseur, puis suivi de livraison, etc. Dans ce contexte, être accompagné permet d’éviter certaines erreurs mais aussi de se libérer d’une partie des contraintes. Phi-Link est alors pour ses clients un véritable partenaire, depuis la définition du cahier des charges jusqu’à l’installation du mobilier. « Nous avons une vision globale du projet, nous sommes au fait de tout : nous sommes là pour animer les comités de projet, tenir les calendriers, rappeler les fabricants ou fournisseurs, caler les livraisons en fonction des équipes de travaux, parler aux collaborateurs, etc. Nous avons un rôle de chef d’orchestre pour soulager nos clients et leur permettre de rester concentrés sur leur activité pendant que leur projet avance. » La preuve d’un projet mobilier réussi ? « Quand les espaces sont occupés, que les collaborateurs se sont appropriés les différents mobiliers et que l’on voit qu’ils se sentent bien dans leur nouvel environnement. », conclut Johanna.