Votre entreprise déménage ? Attention aux risques psychosociaux qui peuvent découler de l’écriture de cette nouvelle page de votre histoire.

Un déménagement – quelles que soient ses causes (réduction des coûts locatifs, vétusté, image etc.) est un grand événement dans la vie d’une entreprise, surtout quand il est accompagné de changements organisationnels.  Pour les salariés, ce moment peut se révéler délicat. « En France, nous ne sommes pas préparés au changement car nous sommes dans une société qui a longtemps été sédentaire. Faire sa vie, c’est le faire dans un lieu » explique Anne Monjaret, ethnologue au CNRS.  Une réticence qui concerne l’individu comme le groupe.  « Il y a toujours une part de perte dans le changement. Le collectif de travail traverse les mêmes phases qu’un individu. Il ne faut pas sous-estimer l’impact de ce moment sur la vie au travail » analyse Valérie Schégin, consultante associée et médiatrice au sein d’AlterAlliance, cabinet spécialiste de la prévention des risques psychosociaux. D’un côté la rationalité, (l’entreprise), de l’autre le vécu (les collaborateurs) : un cocktail potentiellement explosif.

Départ en terre inconnue ! Les repères changent, les attributs du pouvoir bougent.  Comment se vivent les incertitudes de cette transition ? Comment renonce-t-on au passé ? Comment se réinsère-t-on dans cette recomposition ? Autant de positionnements où la vie du groupe touche aussi au plus intime.

Si l’entreprise est plus éloignée du domicile, certains salariés peuvent remettre leur démission, ce qui engendre non seulement des coûts directs, (recrutement et formation de nouveaux collaborateurs), mais également des coûts indirects (perte de compétences et de savoir-faire). D’autres peuvent se désinvestir du travail. Quelques précautions peuvent donc s’avérer très utiles pour désamorcer tout risque.

Un maître mot : communiquer

L’information autour du projet va déterminer sa réussite. « Un manque de visibilité sur leur situation future peut provoquer des craintes et devenir anxiogène pour les salariés » explique Jean-Michel Morin, spécialiste en sociologie des organisations et du travail au Centre de Recherche sur les liens sociaux (Cerlis). Il souligne l’importance du timing de l’annonce : « l’une des erreurs est de cacher longtemps le projet, ou de faire rêver des choses fumeuses. Dans tous les cas, le secret ou une annonce au dernier moment créent du stress… Et quand le lieu exact n’est pas encore choisi, une annonce trop précoce risque de susciter des attentes. »  Sans information officielle, les rumeurs peuvent prendre le dessus, créant des flux d’informations parallèles et contradictoires.

Valérie Schégin ajoute qu’il est essentiel de communiquer précisément sur ce qui change, mais aussi sur ce qui ne change pas, afin que les collaborateurs n’aient pas une vision faussée.

Dans tous les cas, informer les instances représentatives est une obligation légale car le changement est lié aux conditions de travail et à la prévention des risques psychosociaux.  Une obligation qui, avec la disparition du CHSCT, s’intégrera à la nouvelle commission sociale et économique. 

Deuxième clé : la co-construction

La réussite d’un déménagement dépend aussi de l’implication des salariés dès les premières phases du projet. Plus une décision de changement est prise collectivement, plus l’accompagnement de sa mise en œuvre sera aisé. « Il existe quelque chose à humaniser autour de ce déménagement : la co-construction avec les collaborateurs sur l’ensemble des éléments négociables, aussi bien importants qu’anodins, permet la personnalisation d’un espace commun. » explique Valérie Schégin. L’ancienne juriste de la direction immobilière de Renault, qui a suivi de l’intérieur ces phases sensibles, conseille la formation de comités paritaires de pilotage, associant les partenaires sociaux et les différents métiers concernés. Elle recommande l’agilité, par la réunion de « 6-8 personnes maximum, d’où l’importance de la légitimité de chaque membre », les dirigeants devant en faire partie pour arbitrer.

Parfois, aussi, les gestes les plus simples peuvent aider : « Montrer les plans des futurs designs, ça paraît du bon sens mais peu d’entreprises le font » regrette Jean-Michel Morin.

Anne Monjaret, quant à elle, conseille de s’appuyer sur ceux qu’elle identifie comme les « passeurs » de l’entreprise, souvent les cadres, dont l’action et l’enthousiasme va favoriser le déménagement, au contraire des « piliers », plus sédentaires qui sont « un frein ».

Passage au flex : une préparation à intensifier

Le passage à la hussarde dans un espace partagé ? C’est la catastrophe assurée…
La préparation en amont est d’autant plus importante si le déménagement est associé à un passage au flex, qui impose un chamboulement radical de la vie de l’entreprise et des habitudes de management. La perte d’espace étant pour beaucoup associée à une perte de pouvoir ou de reconnaissance, le déménagement peut devenir un moment sensible. « Il y a une menace de perte d’avantages et des représentations sociales de pouvoir avec le flex. Cela va beaucoup plus loin que l’open space avec plantes et photos. La dépersonnalisation peut être vécue comme très violente par certains. » analyse Valérie Schégin. « Si l’on laisse entendre que le passage au flex office consiste en une « anonymisation », la transition présente un haut risque d’échec. Selon Valérie Schégin, l’espace de travail doit correspondre à l’activité de travail et les collaborateurs avoir le sentiment qu’ils travailleront mieux comme cela qu’auparavant. »

Pour conclure, déménager, c’est le moment de prendre du recul sur le quotidien et l’action.  Plus que jamais, prendre le temps de la rencontre, pour capter les signaux d’adhésion ou de réticences…