En janvier 2019 et alors que le déménagement de ses équipes est prévu dans moins de six mois, un établissement public fait face à un problème d’organisation. Besoin de structurer les échanges entre collaborateurs, optimiser les plannings, faciliter les prises de décisions, la structure fait alors appel à Phi-Link pour jouer le rôle de chef d’orchestre.

Avec une réorganisation de ses activités et de ses effectifs, l’immeuble dont cet établissement est propriétaire est devenu bien trop grand. Il a donc fait le choix de vendre son bien et d’en acquérir un autre. « Les responsables avaient décidé de gérer ce déménagement seuls, explique Solenn Moustié, Directrice générale de Phi-Link et chef de projet sur ce dossier. Mais six mois après le début du projet, des difficultés apparaissent : les équipes ne travaillaient pas régulièrement ensemble, les réunions se tenaient au coup par coup, la communication intra et inter projet était maigre… Il leur fallait quelqu’un pour mettre de l’ordre et les aider à tenir les délais. »

Une expérience solide pour un accompagnement sur-mesure

Fin janvier 2019, Phi-Link prend les rênes du projet aux côtés des équipes internes. Le travail commence par une analyse des enjeux de chaque département avec un objectif : assurer une bonne coordination entre les équipes, un point essentiel lors d’un déménagement. Les services généraux doivent ainsi travailler avec la direction financière pour réaliser les achats de mobilier tandis que les ressources humaines doivent comprendre les différentes étapes du projet pour bien les communiquer auprès des collaborateurs. « Dans ce projet, il y avait la contrainte supplémentaire des marchés publics : toute validation prenait du temps, raconte Solenn Moustié. Heureusement, nous avons l’expérience du secteur public. En démarrant le chantier, nous avons immédiatement lancé des actions pour détendre la situation et faire avancer les choses. »

Solenn Moustié met ainsi en place une réunion hebdomadaire, un agenda partagé et un tableau de suivi d’actions listant les priorités. « Il faut penser à tout, explique-t-elle. Renouveler le mobilier, résilier les contrats des prestataires et en mettre de nouveau en place, prévoir le transfert téléphonique et informatique, communiquer et accompagner les collaborateurs, etc. » Le chef de projet devient alors un relais pour les responsables internes qui trouvent là un interlocuteur unique conscient de leurs contraintes. « Entre les réunions de suivi, notre rôle est de relancer les personnes pour s’assurer qu’elles se parlent et que les tâches sont faites à temps », poursuit Solenn.

Injecter de l’humain à toutes les étapes du projet

Cet accompagnement au jour le jour et au plus près des équipes se révèle déterminant pour la réussite du projet. « L’écoute est cruciale. Il faut cerner les équipes et leur fonctionnement pour comprendre ce qui pose problème et anticiper les solutions. » Souvent, le moment de la validation des nouveaux plans génère beaucoup de stress. « Les gens sont attachés à leurs habitudes. Passer d’un bureau individuel à un open space peut bousculer.» Phi-Link agit alors comme médiateur, recueillant les éventuelles doléances, mais aidant surtout la direction à expliquer ses choix et les assumer. Solenn Moustié : « On est là pour préparer les annonces et proposer des solutions. Nous savons notamment qu’organiser des groupes de travail en interne pour définir les nouvelles règles de vie est utile lorsque l’espace professionnel évolue. »

Après quelques mois d’un rythme de travail soutenu, le déménagement se déroule finalement comme prévu. « Lorsque les collaborateurs ont trouvé leur poste le lundi matin, tout était prêt et fonctionnait, de la machine à café aux imprimantes. » En assignant un chef de projet unique pour chaque dossier, Phi-Link assure à chacun de ses clients à la fois la compréhension et la proximité nécessaires pour conduire ces projets dans la sérénité. « Travailler en équipe restreinte est une force. Nous sommes si présents qu’à la fin du déménagement, les gens étaient même surpris de devoir nous dire au revoir ! »